Наш телефон: 8-980-345-20-32

Визуализация и презентация

Другим важным фактором в менеджменте проектов является визуализация фактов и данных, которые имеют отношение к проекту. Здесь менеджмент проектов имеет возможность опираться на ряд уже известных техник и инструментов менеджмента, которые были разработаны в различных функциях и дисциплинах и могут быть внедрены в менеджмент проектов. В области менеджмента времени осуществления проекта необходимо особо указать на выразительное отображение процессов, например при помощи графиков Ганта (графиков выполнения плана) или сетевых графиков. Кроме того, в менеджменте проектов используются и другие методы построения гистограмм. Для визуализации, как правило, достаточно двухмерной схемы, в которой рассматривалась бы соответствующая переменная в связи с другой переменной, например временем. В другой связи использование ресурсов может быть рассмотрено в отношении к прогрессу проекта, для того чтобы отобразить необходимое использование мощностей. Преимущества, которые предоставляет визуализация данных и фактов в менеджменте проектов, следующие: * легкое распознание взаимных связей; * повышенное внимание; * ориентиры для читающих доклад, слушающих и сторон, принимающих участие в дискуссии; * выделение определенных высказываний; * лучшее запоминание услышанного и увиденного. Поводами для визуализации в рамках проектов очень часто являются презентации, касающиеся различных этапов, о которых будет сказано позже (начало проекта, освещение основных этапов хода проекта, доклад о завершении проекта). В основе своей различаются поводы, которые могут стать причиной проведения презентации": > обнаружениерешения; > общаяинформация; > формированиемнения; > убеждение. Визуализация в процессе презентации не должна создавать ощущение перегруженности и должна придерживаться следующих основных правил: > На каждое используемое в ходе презентации изображение должно приходиться несколько основных информационных фраз. > Частота показа презентационных изображений должна быть соответственным образом продумана. > Должнобытьпараллельноеотображениесравнений. > Необходимо использование цветов, для того чтобы особо подчеркнуть факты и данные (максимально три цвета на одном изображении). > Расположение важных высказываний должно быть посередине изображения. > Отображение картинки и текста должно быть гармоничным. > Презентационная поверхность должна быть использована максимально. Наряду с перечисленными техническими подробностями в ходе устного рассказа необходимо обратить внимание и на правила риторики, что поможет привлечь внимание аудитории к говорящему. К этим правилам относятся плавная речь, поддержка зрительного контакта, вариации громкости и модуляций, а также использование в процессе презентации мимики и жестов. Кроме того, не следует забывать о формировании, симпатии к слушателям, то есть лицо, проводящее презентацию, должно попытаться пробудить в аудитории симпатию к себе. Этого можно достичь, например, использовав в процессе рассказа события из собственной жизни. Помимо того, необходимо в процессе презентации несколько разрядить атмосферу при помощи каких-либо юмористических замечаний и попытаться по возможности как можно более активно вовлечь аудиторию в процесс дискуссии. В случае если проводящий презентацию знаком с людьми, находящимися в аудитории, то рекомендуется обращаться к ним по именам. Далее следует попытаться после презентации провести обсуждение предложенного материала и задокументировать ее результаты. После презентации и обсуждения возможно высказывание критических замечаний со стороны проектной группы или аудитории в целом.