Семинары (workshops) в качестве инструментов менеджмента проектов

Workshops (англ. — мастерские) представляют собой специальные коммуникативные мероприятия, которые используются на различных позициях менеджмента проектов. Речь здесь идет о встречах внешних и внутренних участников проекта, которые в процессе многочасовых или многодневных заседаний концентрируются на определенной теме и посредством визуализации, дискуссии и взаимодействия (чаще всего при помощи председательствующего) добиваются необходимых результатов на данном этапе проекта. В качестве синонимов применимы су i цеств и тел ь н ы е «семинар» или «заседание». На английском профессиональном жаргоне эти семинары получили также название «milestone conferences)) или «meetings» (итоговые конференции — вехи; встречи).

Революционное значение упомянутых семинаров, часто называемых и местом обучения, становится очевидным при некотором углублении в историю. В конце шестидесятых годов XX века в конференц-залах появились настенные доски, ширина которых составляла

приблизительно восемь метров. Использовавшийся ранее большой стол заседаний был заменен на небольшие столы, предназначавшиеся для участников конференции. Столы и стулья были расставлены кругообразно, и как только в процессе заседания появлялся вопрос, на который, по мнению председательствующего, должен был ответить каждый из участников, все высказанные соображения записывались на доске. Желающих записать свои мысли на доске было много. После этого все высказанные идеи зачитывались, однако в этот момент их больше нельзя было связать с кем бы то ни было из участников.

Итак, здесь можно различить некоторую схожесть с мозговой атакой (brain storming), в процессе которой высказывания участников также записываются без учета их конкретного происхождения. Позднее записи на доске были заменены карточками, которые прикреплялись к доске, так называемые Pinboards. В этом случае также сохранялась возможность записи на бумаге множества ответов и соображений. Ответы зачитывались и прикреплялись на доске, что и явило собой начало тех семинаров, которые сегодня получили названия «workshops». В начале семидесятых годов эта форма ведения диалога нашла свое отражение в рамках metaplanning.

Участники описываемого семинара выступают в роли специалистов, лиц, непосредственно затронутых обсуждаемым вопросом, или в качестве советчиков (resource persons). Руководство семинаром берет на себя председательствующий, знающий толк в методике ведения совещаний и групповой динамике. В определенные моменты семинара он служит связующим звеном, не допуская значительных промедлений или расколов.

Необходимо достаточное количество времени, отводимого на проведение семинара, а события, обсуждаемые и происходящие на нем, должны выходить за рамки повестки дня. Подобные семинары (workshops) могут осуществляться как внутри проекта, так и за его пределами. В первом случае они проводятся на самом предприятии или, другими словами, внутри проекта. Во втором случае семинары проходят вне предприятия, то есть вне проекта. Председательствующий в подобных случаях чаще всего также приглашается извне. Различаются следующие виды семинаров (workshop):

Семинар по разрешению проблем

> В процессе этого семинара происходит поиск подходов к разрешению определенных проблем для окончательного их разрешения.

Семинар по выработке концепций, семинар, на котором осуществляется планирование

> При помощи данного метода совершается попытка выработки концепции и планирования.

Семинары, на которых принимаются решения

> На таких семинарах из имеющегося числа альтернатив выбирается наилучшая.

Семинары, на которых происходит разрешение конфликтных ситуаций

> На таких семинарах предпринимается попытка восстановления гармонии внутри проекта.

Новаторский семинар

> Посредством этого семинара в рамках предприятия или проекта должно быть повышено стремление к новаторству.

Творческий семинар

> Этот семинар направлен на выработку у участников творческого мышления, ориентированного на выполнение определенных задач.

Формы проведения семинаров различны. Инсценированный семинар распланирован от начала и до конца, и все его участники придерживаются установленного плана. В случае частично инсценированного семинара его гибкость несколько больше. Здесь наряду с запланированными элементами возможно внедрение инновационных и творческих моментов со стороны участников или председательствующего. При проведении открытого семинара основную роль играют соображения участников. Проведение такого семинара не подчиняется определенному плану.

Приведенные здесь различия можно сравнить с ездой по хорошей дороге и по пересеченной местности. В случае проведения инсценированного семинара движение происходит только е рамках определенных дорог, в процессе частично инсценированного семинара знакомая дорога сменяется на незнакомую трассу, а в случае открытого семинара ездить приходится только по пересеченной местности.

В момент начала осуществления проекта важно проведение стартового семинара (start up workshop). На этом семинаре необходимо определить цели, которые стоят перед проектом, а также действия, способствующие их достижению. Одновременно такой семинар является первым шагом знакомства внутри команды, а значит, и этапом ее развития. Противоположностью названного семинара является заключительный семинар (close down workshop, wrap up workshop). Он официально закрывает проект и предоставляет обзор всего процесса его осуществления. Между этими двумя семинарами находится значительное количество их подвидов, которые ориентируются по основным событиям в ходе проекта или выбирают в качестве темы для обсуждения другие предметы. Отличительными признаками названных семинаров является возможность свободного обмена мнениями и информацией между сотрудниками, участвующими в проекте, который, кроме прочего, проходит в относительно приятной атмосфере.

Следовательно, предметами семинаров (workshops) должны стать проблемы и потенциалы для их возможного разрешения, обозначение среды осуществления проекта и определение отношения к соответствующей фазе проекта. Кроме этого, в процессе семинара возможно также и планирование развития проекта, и формирование проектной команды.

Вернуться

Услуги

Справочная информация

Семинары (workshops) в качестве инструментов менеджмента проектов