Наш телефон: 8-980-345-20-32

Проектное бюро

Проектное бюро может рассматриваться как место выполнения проекта и представляет собой возможность пространственной идентификации проекта. В принципе имеется альтернатива - разработать проект без проектного бюро. Для этого в одном из отделов предприятия должны быть выделены помещения для выполнения проекта, с тем чтобы сотрудники и сторонние участники могли физически найти проект. Это можно сделать, например, через секретариат проекта, который обеспечивает административные процессы. Кроме того, следует заметить, что проектные бюро при исследованиях, разработках и производстве выполняют совсем разные задачи. Спектр «простирается» от чистого распределения информации до профессионального консультирования. Таким образом, проектное бюро можно в более широком смысле охарактеризовать как центр предоставления услуг всем участникам проекта. Организация проектного бюро «шествует» рядом с собственно разработкой проекта и реализуется в следующие этапы: • утверждение проекта; • назначение ответственных лиц; • открытие собственного проектного бюро; • введение систематического планирования; • введение систематики управления проектом (например, план с вехами); • интеграция руководителя проекта в проектном бюро; • введение отчетов по проекту; • оценка опыта. На практике словосочетание «проектное бюро» является синонимом собственно проекта так, что оно воспринимается не как пространственное учреждение, а как собственно проект. Таким образом, проектное бюро является неотъемлемой составной частью всего проекта. Исходя из этого, проектное бюро выполняет следующие задачи: • отправка и получение почты; • регистрация, распределение и хранение всех документов; • оформление документов на ПК (машбюро); • регистрация и отслеживание требований на материалы, заказы, отчетов по командировкам и т. д.; • распределение бланков для оформления отчетов; • получение сообщений о научно-техническом прогрессе; • составление отчетов по проекту; • связанные с проектом услуги (обеспечение помещений, подключение телефонов, канцелярские материалы и т. д.). Проектное бюро или секретариат проекта выполняет целый ряд требований, которые могут возникнуть по мере выполнения проекта. Предоставление помещений для проекта и возможность выполнения работ по проект} в этих помещениях рассматривается как критический фактор успеха проекта. Только через проектное бюро можно получить общее представление о проекте и получить максимально быстрый доступ ко всем проектным документам. Практический опыт показывает, что отказ от организации центрального проектного бюро для проекта определенного масштаба может иметь далеко идущие последствия. В таком случае проект может свестись (в оригинале — мутировать) к рабочей группе и уже больше не сможет в концентрированной форме обеспечить выполнение заданных целей. Кроме того, проектное бюро рассматривается как централь для передачи новостей, по которой в самые короткие сроки проектная информация поступает ко всем участникам проекта. Благодаря этой функции проект служит также местом сбора всех лиц, вовлеченных в проект. В проектном бюро могут проводиться «митинги» и «брифинги», поскольку исходная идея исключительной коммуникативности проектов требует сбора всех сотрудников проекта в регулярные и нерегулярные промежутки времени. Кроме формальных контактов, проектное бюро является и местом для неформальных встреч, которые, помимо прочего, служат для укрепления духа коллективизма и единой трудовой морали. В любое время от любого лица может быть сделан запрос по состоянию проекта и по любой информации, касающейся проекта. Проектное бюро служит «помещением для визуализации», в котором на постоянной основе могут демонстрироваться графические изображения по проекту. В дополнение к функции информационной централи проектное бюро служит также в качестве общей «сцены» для происходящего.