Планировка и оборудование проектного бюро

В принципе проектное бюро может быть организовано как совокупность отдельных бюро или как большое бюро. Если в качестве основной задачи проекта рассматривается информационный поток, то в качестве альтернативы пригодно большое бюро (бюро с большим помещением), например, координационное помещение NASA в Хыостоне. Для исследовательских проектов и проектов развития следовало бы порекомендовать отдельные бюро, поскольку предпочитаемое исследователями «маятниковое» движение между тишиной и осмыслением в отдельном бюро и интеграцией отдельных результатов в конференц-зале будет в данном случае обеспечено.

Проектное бюро в качестве центра выполнения проектных услуг в любом случае должно содержать три особых помещения:

1) конференц-зал;

2) комната для посетителей;

3) комната для отдыха и перерывов.

Конференц-зал служит для проведения общих заседаний в виде митингов и брифингов. Таким образом, он является главным местом встреч для всех участников проекта. Комната для посетителей предназначена для переговоров между сотрудниками по проекту и посетителями, в которых не должны принимать участие все участники проекта. Кроме того, посетителям не каждый раз следует показывать состояние всего происходящего в проекте, за исключением тех случаев, когда должны производиться демонстрации особого рода. В этом случае рекомендуется использовать также конференц-зал и другие помещения.

Проекты характеризуются широкой амплитудой: от напряженности до разрядки. В связи с этим феноменом рекомендуется оборудовать комнату отдыха или relax room для обеспечения фазы разрядки. В приятной атмосфере с соответствующей мебелью и др>i им оборудованием (музыкальный фон, тренажеры) следует удовлетворять потребности сотрудников в разрядке. Исходя из этого, такая комната может использоваться как помещение для перерывов и должна быть оборудована Для быстрого обеспечения напитками и едой. Сотрудники могут в этой комнате также общаться неформально и при необходимости отрешаться от проектной работы.

Открытые двери в отдельных бюро могут служить сигналом готовности к контактам. Закрытые двери означают, что сотрудник сам ищет тишины или как раз работает над важным заданием, не желая при этом, чтобы ему мешали. При планировке помещений следует учесть, что пространственные расстояния между со грудниками не должны быть слишком большими, поскольку в этом случае страх «смерти на расстоянии» может явиться фактором поражения в проектной работе. Расстояние между сотрудниками по проекту должно быть, таким образом, тщательно сбалансировано. Если на протяжении большого срока это расстояние слишком короткое, это так же отрицательно сказывается на работе, как и слишком большое расстояние между сотрудниками.

управления проектом следует, в частности, назвать следующие производственные сферы:

• проведение мастерских по управлению проектом;

• организация регулярных заседаний рабочих групп;

• проведение анализа фактического состояния имеющейся организации проекта:

• формирование организации процесса проведения проекта, ориентированного на клиента;

• разработка концепции адекватной организации структуры-проекта;

• рекомендация и разработка стандартных и пробных структур;

• анализ информационных потребностей участников проекта и линий;

• разработка концепции стандартизованного отчета;

• анализ и определение интерфейсов системы управления проектом, специализированных программ для клиента;

• определение специализированных полей данных и кодов для клиента;

• разработка концепции диалоговой части системы в соответствии с конкретными потребностями предприятия и клиентов;

• проведение информационных и мотивационных мероприятий;

• разработка и проведение концепции обучения, четко ориентированного наконечного потребителя;

• содействие при разработке специализированной для конкретного клиента документации по управлению проектом.

Наряду с консультированием по целям организации управления проектом ставится также вопрос о тренинге по жестким факторам. К этому, в частности, относится обучение анализу сетевого планирования, алгоритмам загрузки, основам контроля динамики расходов, оценке релевантных компьютеризованных данных. Обучение и тренинг по мягким факторам (роль в качестве интегратора, арбитра и оптимизатора системы) является также предметом развития организации.

Кроме того, и здесь на повестку дня должны выйти вопросы моде-рации и коммуникации, интеграции идей и использования эффекта синергизма, а также активизации ресурсов и мотивации участников. Организационно должны были появиться проблемы, касающиеся того, когда проектные команды распускаются или подлежат роспуску. С другой стороны, проекты в рамках встраивания в организацию предприятия могут стать раздутыми, то есть принять сверхкрупные размеры.

В заключение следует отметить, что между разделенными процессами и блоками должна быть установлена систематическая связь. Связь системных элементов и их взаимодействие в рамках системы имеют большее значение, чем значение отдельных компонентов. Это могло бы послужить рекомендацией — управление проектом должно быть не только междисциплинарным, но и интерактивным и коммуникативным в отношении основных параметров организации.

Вернуться

Услуги

Справочная информация

Планировка и оборудование проектного бюро