Основы контроля и регулирования исполнения контрактов

Основным принципом проектного контракта (договора) является обмен услугами (работами). С одной стороны выступает материальная или нематериальная услуга, вкладываемая в проект, а с другой — оплата оказанной услуги в денежных средствах.

Важными составляющими договора, который в основном используется в менеджменте проектов, являются :

> преамбула;

> определение;

> технические спецификации;

> коммерческая и организационная части;

> юридическая составляющая.

В преамбуле отображается исходное положение сторон и определяется основная цель, которая должна быть достигнута в ходе осуществления проекта.

В части определений даются важные и часто используемые понятия, для того чтобы иметь возможность в любой ситуации исходить из единообразной терминологии.

Технические спецификации охватывают в основном описания поставок и работ и носят технический характер. В коммерческой и организационной частях принимаются экономически значимые решения, которые касаются, например, цен, условий оплаты и сроков. На юридическом этапе, среди прочего, формулируются все правовые последствия, которые вступят в силу при задержке работ или их некачественном исполнении, а также в случае несоблюдения договорных обязательств. Особенно сложным здесь представляется согласование технического, коммерческого и технического этапов с юридическим.

Для основного содержания контрактов существуют подробные контрольные таблицы, при помощи которых осуществляется систематизация менеджмента договора, рассматриваемого в этом пособии далее. Таким образом, сотрудник проекта, проявляющий интерес к отдельным статьям существующего договора, может сразу узнать о значимых для его участка работ статьях.

При разработке договора на осуществление проекта, а также при его интерпретации и применении особенно необходимо сотрудничество разных работников, например юристов, инженеров, менеджеров проекта, специалистов по экономике предприятия и многих других, поскольку неизбежно взаимодействие всех этих отраслей.

В качестве составляющих договора на осуществление проекта можно выделить следующие элементы :

> определения;

> поставки услуг и работы (список обязанностей);

> условия формирования цен и оплаты;

> общие условия (применяемые правила, язык);

> специальные гарантии;

> правовые вопросы (используемое законодательство);

> осуществление проекта (общие условия, а также передача задач и подрядчики);

> приемка проекта;

> прочие условия.

Для технических проектов существуют образцы распределений заказа, которые выступают в качестве элементов договора на поставку (Liefervertrag). Заказ включает в себя следующие элементы, которые подробно описываются и интерпретируются :

> предмет договора;

> условия договора;

> объем поставок и работ;

> цены;

> скольжение цены;

> условия оплаты;

> работы на основе почасовой оплаты; единые цены;

> приемка;

> гарантии;

> обязательства;

> конвенциональные штрафы;

> ввод в эксплуатацию; пробная эксплуатация; время, затрачиваемое на техобслуживание;

> регулировка издержек для экспертов;

> проверка безопасности;

> предоставление материала;

> передача поручений подрядчикам;

> прочее, например, законодательные директивы, страховка и т. п.

Особое внимание в менеджменте технических проектов уделяется списку обязанностей (statement of work). Список задач включает в себя информацию о том, что именно, в какой срок, каким образом и в каком месте обязуется выполнить исполнитель. Итак, в списке приводятся все задачи и обязанности исполнителя, которые он берет на себя в рамках составленного договора на осуществление проекта. Тем не менее здесь описываются только основные задачи и обязанности, а также конечный продукт, который подлежит сдаче. Подробности же следует искать в документации, касающейся планирования проекта. Составление списка предполагаемых задач должно происходить в соответствии со следующими основными критериями :

> избежание возможных недоразумений;

> использование четких формулировок;

> четкое определение объема работ;

> использование известных процедур;

> отказ от чрезмерной специфичности формулировок и разночтений в названиях;

> привлечение справочной документации.

Список обязанностей представляет собой не только элемент договоренности в рамках контракта, но одновременно дает возможность заказчику и исполнителю получить подробную информацию о деталях намеченных работ и иметь совместную черновую структуру тех работ, которые необходимо выполнить в рамках проекта.

Стоящей особняком составляющей договора на осуществление проекта является договоренность об оплате выполненных работ. В качестве типовых определений цен в практике м ен едж м е нта в ы р и со -вываются следующие'08:

Твердые цены Абсолютная твердая цена.

Твердая цена с оговоркой возможности скольжения цен. Твердая цена с оговоркой возможных премий. Твердая цена с регулированием и новой фиксацией.

Себестоимость

Размер возмещения себестоимости.

Размер возмещения себестоимости с твердым доходом.

Размер возмещения себестоимости с оговоркой премий.

Прочие регулировки иен

Регулировки цен на основе прочих затрат подразумевают, например, пособие (ссуду), договоры, ориентированные на время и материалы.

Уже только названные различия со всей очевидностью дают понять, что наряду с по возможности точным определением цены необходимо также использование юридически надежных формулировок в переговорах между заказчиком и исполнителем. Вместе с юридическими компонентами контракта и их экономическими последствиями необходимо также и обсуждение самого договора (контракта).

Сам переговорный процесс в принципе может подразделяться на четыре ступени :

1. Группировка фактов.

2. Проведение предварительных переговоров.

3. Проведение заключительных переговоров.

4. Определение договоренностей.

Поскольку составление договоров об осуществлении проектов, как правило, проходит под давлением недостатка времени, необходимо вовремя дать себе отчет в том, насколько в определенных областях достигнуто соглашение, где возможны компромиссы, а где стороны придерживаются противоположенных мнений. При проведении переговоров об осуществлении контракта необходимо придерживаться следующих основных положений;

• Не следует возвращаться к уже достигнутым договоренностям.

• Нельзя допускать противоречивого поведения;

• Не допускать нарушений «правил честной игры».

Рекомендуется касаться монетарных компонентов договора лишь в последнюю очередь.

В данном случае рекомендуется требовать так называемое предложение best and final (лучшее и окончательное). Мадус (Madauss) рекомендует в рамках комплексных проектов собирать соответствующих специалистов (инженеров, техников, юристов) как со стороны заказчика, так и со стороны исполнителя в отдельных помещениях, где они могли бы обсудить и окончательно утвердить те решения, за которые несут ответственность. Только после того, как во всех основных вопросах будет достигнуто единодушие, следует приступать к устранению разногласий по незначительным пунктам.

Заключение договора на осуществление контракта просто может стать поводом для делового обеда. Более того, по психологическим причинам рекомендуется в праздничной атмосфере противостоять феномену «сожаления о заключении контракта».

Вернуться

Услуги

Справочная информация

Основы контроля и регулирования исполнения контрактов