Наш телефон: 8-980-345-20-32

Контроль и отслеживание сроков

Задачей менеджмента проектов является отслеживание и контроль любого рода деятельности в ее отношении ко времени, что позволит гарантировать соответствие запланированным срокам реального выполнения. Если все же возникают отклонения во времени осуществления, то необходимо попытаться использовать все имеющиеся в распоряжении средства, для того чтобы противодействовать этой тенденции или же принять меры, которые позволили бы примириться со случившимся. Наиболее важными элементами контроля и отслеживания сроков осуществления являются планы ключевых событий (milestone plan). Ключевыми событиями при этом являются заранее определенные действия (события), осуществление которых в определенный срок должно отобразить прогресс проекта. Ключевые события могут иметь отношение к условиям начала важных этапов работ и отображать, таким образом, достижение определенных промежуточных результатов. В план ключевых событий на нижнем уровне могут входить все ключевые события сетевого плана, в то время как на более высоком уровне будут находиться уже те ключевые события, которым придается гораздо большее значение. Ключевые события в качестве особых свершений в ходе осуществления проекта могут иметь отношение к этапам проекта, подчиненным проектам или всему проекту. Поэтому возможно создание элементов сетевых планов с обозначением в них ключевых событий. Это дает возможность более подробного контроля и отслеживания событий и деятельности, происходящей в рамках проекта. Для того чтобы иметь возможность придерживаться сроков осуществления ключевых событий, в разное время проводятся оценки срока их осуществления и возможности соответствовать ему (сроку). Здесь существуют различные методы оценки срока осуществления ключевого события. Например, возможен опрос экспертов, или на основе расчета вероятного отклонения проекта от договорных сроков можно откорректировать первоначальный срок, предусмотренный для выполнения ключевой вехи. Если исходить из того, что для выполнения определенного рабочего пакета было предусмотрено некоторое количество дней, однако со временем становится ясно, что количество дней, необходимых для выполнения работ, должно быть большим, то, основываясь на этом, можно рассчитать срок отклонения проекта. Экстраполяция посредством этой формулы расчета отклонения проекта может дать новый срок для осуществления ключевого события, который отображается в схеме: Теперь функции ключевых событий принимаюттри различные формы. • Речь идет о постоянной линии ключевых событий по отношению к соответствующим срокам контроля. Очевидно, что изменения сроков осуществления ключевых событий на протяжении времени контроля не произошло. • Тенденция сроков осуществления ключевых событий идет вниз. Эта функция указывает на то, что осуществление определенного события произойдет раньше предварительно намеченного срока. • Тенденция сроков осуществления ключевых событий смещается вверх и вправо. Это означает, что срок осуществления будет задержан. Представленные здесь кривые могут рассматриваться в качестве тенденций развития сроков, которые носят название анализа тенденций ключевых событий (МТА). При этом можно вывести различные типовые кривые осуществления ключевых событий. 1. Направление кривой при осуществлении новаторских проектов Первоначально слишком оптимистические оценки корректируются в ходе работ, а планирование стабилизируется. 2. Экстремальный ход кривой ключевых событий Этот ход должен быть подвергнут подробному анализу. 3. Ход кривой с нормальными колебаниями Колебания подобного рода типичны для нормального хода проекта. Здесь идет борьба за соответствие намеченному сроку, что можно заметить по корректирующим мерам в момент задержки срока. 4. Все ключевые события регистрируются как выполненные в срок Здесь речь, вероятнее всего, идет о ненормальном ходе проекта, поскольку подобный ход кривой отображает неблагоприятные тенденции. По мере приближения к завершению проекта кривые вполне могут иметь характер отклонения от намеченного срока. 5. Предложение нереального плана, или значительное воздействие помех Кривые подобного рода указывают либо на слишком оптимистичное планирование, либо на значительное воздействие помех. 6. Смещение срока осуществления одного ключевого события при одновременном соответствии сроку в осуществлении другого. Если необходимо откорректировать кривую тенденций одного из предыдущих ключевых событий, а значит, следует рассчитывать на более поздний срок его осуществления, однако одновременно более позднее ключевое событие не смещается, необходимо провести подробные исследования. Возможно, более позднее ключевое событие имеет достаточное количество резервного времени. Теперь анализ осуществления ключевых событий, представленный на предыдущих страницах, может быть отнесен ко всему проекту и его подчиненным элементам. При этом в агрегированной или дезагрегированной форме можно судить о соответствующем сроке подхода к ключевым событиям и элементам проекта. Анализы тенденций ключевых событий и анализы тенденций сроков в той форме, в которой они отображены на рисунке, для проекта прекрасно осуществляют функцию коммуникации в тех вопросах, которые касаются отслеживания и контроля проекта. Теперь участники проекта имеют возможность путем создания и предложения соответствующих схем включиться в дискуссию о возможных причинах отклонений от сроков и тех мерах, которые могут быть приняты, для того чтобы противодействовать подобным тенденциям. Таким образом, цикл контроля проекта, подобно кибернетическому контуру управления, берет на себя функцию анализа отклонений, для того чтобы посредством соответствующих мер добиться сбалансированности плана и новых установок. Мюллер расценивает контроль проекта в качестве перманентной задачи менеджмента проекта и в случае осуществления проектов сроком до двух месяцев рекомендует время цикла в одну неделю, для проектов сроком около восьми месяцев — время цикла в две недели, а при более продолжительных проектах — время цикла в один месяц. Если срок осуществления проекта составляет около пяти лет, то время цикла контроля проекта должно составлять от двух до трех месяцев.